Zeitmanagement – Effektivität in der digitalen Welt

Zeit ist eine Ressource, die immer knapp ist und auch mit einer der einzigen, die Du nicht wieder zurückholen kannst.  Gerade bist Du gefühlt am Schreibtisch angekommen und schon ist schon wieder Mittag. Du hattest Dir doch für diesen Vormittag noch so viel vorgenommen und da ist er auch schon wieder vorbei. 

Organisiere Dir Deinen Arbeitsalltag

Auf dem Schreibtisch stapeln sich Papiere, dein E-Mail-Postfach quillt über, der Terminkalender ist voll und Du weißt gar nicht mehr, wo Du noch ein paar Minuten einsparen sollst? So geht es viel mehr Menschen, als Du vielleicht jetzt gerade denkst?

Gerade in der digitalen Welt, in der alles viel schnelllebiger geworden ist, ist eine gute Organisation des eigenen Arbeitsplatzes dringend erforderlich. Sonst stehlen Dir Zeitfresser Deine wertvolle Arbeitszeit. 

Zeitfresser lauern überall

Zeitfresser sind meistens Gewohnheiten, die uns bremsen. Wenn wir die Gewohnheit kennen, können wir auch gezielt Lösungsansätze dafür finden. 

Wir haben Dir hier einige gängige Zeitfresser inklusive Lösungsansätze zusammengestellt:

Keine Ziele

Alles auf einmal

Unentschlossenheit

Ungeduld

Offene Aufgaben

Persönliche Desorganisation

Dringlichkeit und Wichtigkeit

Du hast in den Lösungsansätzen immer wieder was von Wichtigkeit und Dringlichkeit gelesen. Aber was genau meinen wir damit?

Damit meinen wir ein einfaches aber sehr wirkungsvolles Entscheidungsraster. Es wurde nach dem amerikanischen Ex-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt.

Das Eisenhower-Prinzip

In der Regel hast Du ja nicht nur eine Aufgabe oder Tätigkeit zu erledigen, sondern viele Aufgaben und Tätigkeiten. Also musst Du Prioritäten setzen und entscheiden, welche Aufgabe oder Tätigkeit den Vorzug bekommt. Diese Entscheidungen zu treffen ist nicht immer ganz einfach. Hierbei soll Dir das Eisenhower – Prinzip helfen. Dieses Prinzip ist einfach und schnell umsetzbar und kann per sofort in den Alltag integriert werden.

Was genau ist das Eisenhower-Prinzip?

Hierbei werden Aufgaben nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert. Aus diesen beiden Kriterien ergeben sich vier Quadranten. Verteilen Sie nun jede Aufgabe und Tätigkeit in einen dieser Quadranten.

Gehe dabei wie folg vor:

Sortiere Deine Aufgaben nach A-,B-,C- und D-Aufgaben.

Was sind A-Aufgaben?

Zu A-Aufgaben zählen alle wichtigen und dringenden Aufgaben. Diese haben die höchste Priorität und müssen von Dir selbst und sofort erledigt werden. Nach einiger Übungszeit landen in diesem Quadranten allerdings zum Glück nur die wenigsten Aufgaben.

Das zweite sind die B-Aufgaben:

B-Aufgaben sind wichtig aber nicht dringend. Diese Aufgaben kannst Du entspannt terminieren, da diese Aufgaben ja erst in der Zukunft wichtig werden. Bei diesen Aufgaben kannst Du prüfen ob Du diese selbst erledigen solltest, oder ob Du die Möglichkeit hast diese zu delegieren. (Auch ein Servicecenter, eine Outbound-Telefonie oder erklärender Content auf der Webseite kann hier eine Lösung sein.)

Es folgen die C-Aufgaben:

C-Aufgaben sind Aufgaben, die als nicht so wichtig aber als dringend eingestuft werden. Solltest Du Angestellte haben, sind das Aufgaben, die es zu delegieren gilt.

Zu guter Letzt noch die D-Aufgaben:

D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Also spare Dir diese Zeit. Wozu gibt es Papierkörbe?
Du hast alle wichtigen Aufgaben bereits verteilt, also keine Sorge, benutze Deinen Papierkorb. Es passiert nichts.

Fazit

Das Eisenhower-Prinzip kann schnell und einfach in den Arbeitsalltag integriert werden. Du wirst schnell zu guten Ergebnissen kommen. Du benötigst in Zukunft viel weniger Arbeitszeit, um alle Aufgaben zu erledigen.

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Wir wünschen Dir viel Effektivität beim Aufspüren und Eliminieren Deiner Zeitfresser.