Wie Du eine realistische Tages-To-do-Liste erstellst

Eine To-do-Liste schreiben klingt immer so leicht. Einfach die anstehenden Aufgaben notieren und schon ist alles erledigt. Der ein oder andere wird jetzt wahrscheinlich schon in Schmunzeln kommen. So einfach wie es klingt, ist es oftmals nicht. Und ehe Du Dich versiehst, ist aus der Tages To-do-Liste eine recht ansehnliche Aufstellung von Aufgaben geworden, die Du niemals an einem Tag abarbeiten kannst. Es kommt sogar ständig noch etwas hinzu.

Wie gehst Du jetzt mit so einer To-do-Liste um, ohne Dich zu verzetteln?

Erst mal legst Du Deine viel zu umfangreiche To-do-Liste beiseite und siehst Dir die 5 Stufen der Alpen – Methode nach Lothar J. Seiwert an. Sie bestehen aus:

A = Aufgaben zusammen stellen

  • A-B-C Aufgaben nach Eisenhower
  • Checklisten
  • Call, Gespräche Termine für den Tag
  • Offene Punkte, Rücksprachen
  • Alles woran Du heute bzw. morgen (wenn du sie abends erstellst) denken musst!

L = Länge der Aktivität abschätzen

  • Den Zeitaufwand abschätzen und konkret notieren.

P = Pufferzeiten berücksichtigen (60:40 Regel)

  • 60 % für geplante Aufgaben berücksichtigen
  • 20 % für unerwartete Aufgaben berücksichtigen
  • 20 % für Kreatives, Gedanken zur Optimierung Deines Unternehmens (automatisieren, digitalisieren …)  Pausen, etc., einplanen

E = Entscheidungen realistisch treffen

  • Prioritäten setzen:  Aufgaben kürzen, delegieren, verschieben oder streichen

N = Notizen anfertigen

  • Liste in den Terminkalender übertragen oder zumindest in priorisierter Reihenfolge notieren
  • Somit entsteht eine Kontrolle über Erledigtes
  •  Unerledigtes überprüfst Du und überträgst es ggf. auf den nächsten Tag

Lohnt sich der Zeitaufwand für die Erstellung einer solchen To-do-Liste wirklich?

Wie alles was neu integriert wird, nimmt natürlich auch diese Methode einen Moment Deiner Zeit in Anspruch. Und wir wissen ja, alles was neu ist, benötigt einen Moment genauer gesagt mindestens 21 Tage um zur Routine zu werden. Also bleibe ganz relaxt, wenn es am Anfang noch gefühlt etwas unrund läuft. Das ist ganz normal, bis diese Arbeitsweise zur Routine geworden ist. Wenn Du diese Methode zur Routine gemacht hast, ist die To-do-Liste einfach und schnell runter geschrieben und Du bist bestens für den Tag vorbereitet.

Was machst Du denn jetzt mit den anderen Aufgaben, die noch auf Deiner alten To-do-Liste stehen. Ganz einfach, alles was Du in den nächsten Tag erledigen kannst, das überträgst Du auf Deine neue To-do-Liste und alle anderen Aufgaben dürfen auf eine Sammelliste. Auf dieser kannst Du Ideen und Aufgaben eintragen, die Du zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchtest. Hier darf es auch gern etwas unstrukturierter zugehen. Nutze sie als so eine Art Brainstorming Liste. Zum richtigen Zeitpunkt kannst Du davon Aufgaben abarbeiten. Schließlich hast Du ja auch Pufferzeiten und nicht jeden Tag passiert immer was Unvorhergesehenes.

Die vielen Vorteile, die Du mit der Alpen – Methode erreichen kannst:

  • Du bist perfekt auf den Arbeitstag eingestimmt
  • Du hast einen klaren Überblick über die Tagesanforderungen
  • Du schaltest die Vergesslichkeit aus
  • Du konzentrierst Dich auf das Wesentliche
  • Du verhinderst das Verzetteln
  • Du erreichst Deine Tagesziele
  • Du setzt die richtigen Prioritäten
  • Du baust Störungen und Unterbrechungen ab
  • Du baust Stresssituationen ab
  • Du bist gelassener bei unvorhergesehenen Ereignissen
  • Du verbesserst Deine Selbstkontrolle
  • Du erhöhst Deine Zufriedenheit und Motivation
  • Du steigerst Deine persönliche Leistungsfähigkeit
  • Du hast einen Zeitgewinn durch das methodische Arbeiten

Dieses sind einige von den vielen Vorteilen, die Deine neue strukturierte To-do-Liste für Dich bereithält. Wenn Du stets bestens zum Thema effektives und effizientes Arbeiten informiert sein möchtest, dann melde Dich doch jetzt zu unserem Newsletter an.